Automações do CRM: gatilhos e blocos do fluxo
Todo fluxo começa num Gatilho (o que faz o card entrar) e continua por blocos ligados uns aos outros. Você arrasta da bolinha de saída de um bloco até o topo do próximo — cada saída leva a um único destino.
Gatilhos: o que coloca o card no fluxo
| Gatilho | Quando dispara |
|---|---|
| Inscrição manual | Nunca sozinho — você inscreve pelo kanban ou pelo painel do card |
| Card criado | No instante em que um card novo nasce (dá pra filtrar por pipeline, landing page, canal ou categoria do EduChat) |
| Card entrou na etapa | Quando o card entra numa das etapas marcadas (card que já estava lá não dispara) |
| Tag adicionada ao lead | Quando a tag é colada no lead |
| Mensagem recebida | Quando o lead escreve — qualquer mensagem, só a primeira, contendo palavra-chave, ou por intenção (IA) |
| Matrícula expirando | X dias antes de expirar (verificado de hora em hora) |
| Aluno sem acessar há X dias | Quando o aluno completa X dias sem entrar (de hora em hora) |
| Pedido pago | Em até 1 minuto após o pagamento confirmar — bom pra pós-venda |
| Prospecção ativa | O próprio fluxo busca leads na sua base, no ritmo de uma cota diária (veja o guia de Prospecção) |
Blocos de conversa
-
Mensagem — envia WhatsApp, e-mail, Instagram ou EduChat. A opção "Canal do card" responde por onde o lead falou — um fluxo só atende todos os canais. Aceita template pronto, texto próprio com variáveis (
{nome},{curso},{resposta.x}…) e anexo até 20 MB. -
Pergunta — envia uma pergunta com até 3 botões (limite do WhatsApp) e espera a resposta. Cada botão vira uma saída do bloco; configure também os "termos que valem como clique" (ex: "sim, bora, vamo"). A saída "Sem resposta" é obrigatória — todo mundo que não responde precisa de um destino. Com "Guardar a resposta como", a resposta vira variável (
{resposta.interesse}) pros próximos blocos. - Agendamento — oferece os horários livres da Agenda do atendente e marca a call sozinho. Saídas: Agendou / Não agendou / Sem resposta.
WhatsApp Oficial: a janela de 24 horas
Se o envio sai pelo WhatsApp Oficial, a Meta só entrega texto livre pra quem falou com você nas últimas 24 horas. Fora da janela, só modelo aprovado é entregue. Por isso: em fluxos com esperas longas, escolha um Modelo aprovado da Meta no bloco (com modelo escolhido, é ele que sai — sempre), ou configure um plano B.
Plano B ("Se o envio falhar 🛟")
Cada Mensagem/Pergunta aceita uma pilha de planos B, em ordem: tentar por outro canal (ex: falhou no WhatsApp → sai por e-mail), ignorar a falha e seguir, ou parar o fluxo pra este lead. Sem nenhum plano B, o sistema tenta de novo em 1 dia — e duas falhas seguidas encerram a inscrição.
Blocos de lógica
- Condição — divide o fluxo em Sim / Não. São 13 verificações (tem a tag, score, já respondeu, etapa atual, canal, valor, tem WhatsApp/e-mail, dias parado, resposta capturada…). Com várias verificações, você escolhe se precisa valer TODAS ou QUALQUER uma. As duas saídas são obrigatórias.
-
Consulta — busca no banco da plataforma: usuário (por CPF/e-mail/WhatsApp), matrículas, ingressos, comunidades, rastreio do último envio físico ou material pelo título. Saídas Achou / Não achou, e o resultado vira variável (ex:
{resposta.aluno.nome},{resposta.material.link}). - Teste A/B — divide o tráfego entre variantes por peso. Ponha um bloco 🎯 Meta no ponto de conversão de cada ramo pra saber qual variante ganha.
- Espera — pausa por minutos, horas ou dias. Dá pra ancorar o próximo passo num horário ("soltar às 10:00") e respeitar o expediente (se vencer de madrugada, espera abrir).
Blocos de ação
- Ação — mover de etapa ou pipeline, adicionar/remover tag, atribuir atendente (ou rodízio), gravar campo no card, criar tarefa ou avisar o atendente (aparece no Meu dia, no card do kanban e no sininho), encerrar o card, 🎯 Meta de conversão (só registra, pra métricas) ou chamar webhook (integração externa).
- Fim — encerra o fluxo, com opção de mover o card pra uma etapa ao terminar.
Antes de publicar
O botão Publicar valida tudo e mostra o que falta com mensagens claras ("A pergunta 'X': ligue a saída 'sem resposta'…"). Bloco solto (sem caminho desde o gatilho) é erro, não aviso. Salvar rascunho aceita fluxo incompleto e lista todas as pendências na barra amarela do topo.