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• Grupos de Documentação - Criando, Editando e Vinculando a um curso

Grupos de Documentação - Criando, Editando e Vinculando a um curso

Alguns cursos precisam que o aluno envie documentos antes (ou durante) o acesso às aulas — por exemplo, RG, CPF, comprovante de residência ou outros dados obrigatórios para contrato e certificado.

Para organizar isso, usamos os Grupos de Documentação:
eles são “pacotes” de documentos que você configura uma vez e pode reutilizar em vários cursos.

Com eles, você consegue:

• Definir quais documentos o aluno precisa enviar e em qual ordem;

• Escolher se a documentação bloqueia o acesso ao curso enquanto estiver pendente;

• Configurar revalidação periódica, quando os documentos precisam ser reenviados.

Na tela da imagem você está na lista de Grupos de Documentação.
Ela fica em: Acadêmico → Documentos → Grupos de Documentação.

Resumo do que aparece ali:

• Menu lateral (esquerda)

  • Acesse Acadêmico → Documentos → Grupos de Documentação para ver todos os grupos já criados.

• Barra superior da listagem

  • Mostrar: controla quantos registros aparecem por página.

  • Buscar por Grupos: digite parte do nome do grupo para filtrar.

  • Botão “Buscar” 🔍: aplica o filtro.

  • Botão “Criar +” (verde): abre a tela para criar um novo grupo de documentação.

• Tabela de grupos

  • #: ID do grupo.

  • Nome: nome do grupo de documentação.

  • Etapas: quantidade/nome das etapas configuradas dentro do grupo.

  • Status: se o grupo está Ativo ou Inativo.

  • Ações:

    • Editar ✏️ – abre o formulário para alterar nome, etapas, regras etc.

    • Deletar 🗑️ – remove o grupo.

Criando/Editando um Grupo de Documentos 

Na criação/edição de um Grupo de Documentação você sempre passa por duas etapas:

Dados gerais (essa tela da imagem)
Aqui você define:

• Nome do grupo

• Descrição (com editor de texto rico)

• Se o grupo bloqueia o acesso ao curso

• Se deve ser reexibido a cada X dias

• Se os documentos precisam ser revalidados após X dias

• Se o aluno pode pular temporariamente e por quantos dias

• Se o grupo está ativo ou não

Vários campos têm um ícone de “i” (informação) ao lado do título: basta passar o mouse por cima para ver uma explicação rápida do que aquela opção faz.

Etapas
Você configura as etapas do grupo (por exemplo: “Selfie”, “Documento com foto”, “Comprovante de residência”) e, dentro de cada etapa, quais documentos o aluno precisa enviar.

Na aba Etapas, basta informar um nome para a etapa (ex.: Etapa Principal de Documentos) e clicar em “Adicionar Etapa +” para incluí-la no fluxo deste  grupo de documentos.

Dados da etapa

Nesta tela você está editando a Etapa Principal (exemplo de etapa com 1 documento configurado). No topo você pode definir:

• Nome da Etapa
  Como a etapa será identificada internamente.
  Ex.: Etapa Principal, Documentos Pessoais.

• Descrição
  Um resumo do que o aluno deverá enviar nessa etapa.

• Ativo

  • SIM → a etapa entra no fluxo de documentação do aluno.

  • NÃO → a etapa fica desativada e não será usada.

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Documentos da Etapa

No bloco “Documentos da Etapa” você configura o que será solicitado ao aluno:

Adicionar um novo documento à etapa (linha de cima)

1. Escolha o Documento na lista
   – ou clique em Criar + para cadastrar um novo documento.

2. Preencha a Tag (ex.: frente, verso, selfie, comprovante).

3. Clique em “Adicionar Documento +” para incluir na etapa.

Lista de documentos vinculados (parte de baixo)
Cada linha representa um documento já associado à etapa:

• Ícone ☰
  Permite reordenar os documentos arrastando.

• Documento
  Qual documento será exigido (ex.: CPF).

• Tag
  Tag específica desse documento na etapa.

• Revalidação

  • SIM → o documento entra na rotina de revalidação automática.

  • NÃO → o aluno envia apenas uma vez, sem nova validação depois.

• Obrigatório

  • SIM → o documento é obrigatório para concluir a etapa.

  • NÃO → envio opcional.

• Ações → Deletar
  Remove esse documento da etapa.

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Dessa forma, em cada etapa você define quais documentos serão pedidos, se precisam de revalidação e se são obrigatórios ou opcionais.

Depois de configurar tudo, use os botões do rodapé:

• Atualizar: salva as alterações do grupo.

• Deletar: remove o grupo de documentos.

• Voltar: retorna para a listagem de grupos.

Vinculando a um Curso

 

Na tela de Edição de Curso, acesse a aba “Grupo de Documentos” (destacada na imagem, ao lado de Dados Gerais, Ações, Cursos Agregados, etc.).

É nessa aba que você vai:

• Escolher quais grupos de documentação serão usados nesse curso;

• Definir ordem de exibição dos grupos;

• Configurar se o grupo bloqueia ou não o acesso caso o aluno não envie os documentos.

Na aba Grupo de Documentos do curso você configura como aquele grupo vai se comportar especificamente dentro desse curso.

Campos da parte de cima:

• Grupo de Documentos *
  Escolha na lista o grupo que você criou anteriormente (ex.: Documentos de Matrícula, Documentos Financeiros).

• Bloquear acesso (opcional)

  • SIM → enquanto houver documento pendente ou revalidação em atraso, o aluno não acessa o curso.

  • NÃO → o curso continua liberado; os documentos aparecem só como pendência.

• Reexibir a cada (dias) (opcional)
  Se preencher (ex.: 30), o wizard volta a aparecer nesse intervalo, mesmo se o aluno tiver pulado antes.

  Se ficar em branco/0, vale a configuração padrão do próprio grupo.

• Revalidar após (dias) (opcional)
  Em quantos dias os documentos desse grupo expiram para este curso.

  Se ficar em branco/0, também usa o valor configurado no grupo.

Depois de preencher:

1. Selecione o Grupo de Documentos.

2. Ajuste Bloquear acesso, Reexibir e Revalidar se quiser sobrescrever o padrão do grupo.

3. Clique em “Adicionar Grupo +” para vincular ao curso.

4. Por fim, clique em Atualizar para salvar o curso com esse vínculo.

Você pode repetir o processo para adicionar mais de um grupo ao mesmo curso, se necessário.

Visão do Aluno

Quando o envio de documentos aparece para o aluno?

Quando o aluno faz login e clica em um curso que tenha um Grupo de Documentos vinculado, antes de ir direto para as aulas ele é levado para uma tela especial de Envio de Documentos.

Essa tela é um “passo a passo” onde o aluno vê:

• As etapas do grupo de documentos (ex.: Etapa Principal, Documentos Pessoais, Comprovante de Endereço…)

• Os documentos dentro de cada etapa (ex.: CPF, RG, Selfie etc.)

• As tags de cada documento (ex.: frente, verso, selfie, comprovante), que indicam exatamente o tipo de arquivo que ele precisa enviar.

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Como é a tela de Envio de Documentos?

Quando essa tela abre, o aluno vê um modal grande com o título “Envio de Documentos”. A estrutura funciona assim:

1. Mensagem de boas-vindas

Logo no topo, aparece um aviso em azul, algo como:

Olá, Fulano! Vamos conferir seus documentos em algumas etapas.
Em cada etapa você verá quais documentos são necessários e poderá enviar seus documentos por aqui.

Ou, se a etapa tiver uma descrição específica, pode aparecer uma instrução mais detalhada sobre o que enviar.

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2. Coluna da esquerda – Etapas

Na esquerda, o aluno vê uma lista de etapas, em formato de “passos”:

• Cada etapa é numerada: 1, 2, 3…

• Em cada etapa aparece:

  • Nome da etapa (ex.: Etapa Principal, Documentos Pessoais)

  • Quantidade de documentos daquela etapa (ex.: “2 documento(s)”)

• A etapa atual fica destacada.

• Etapas já concluídas aparecem como “feitas” visualmente (mais fortes, com indicador de concluído).

O aluno pode clicar em uma etapa dessa lista para ir direto para ela.

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3. Coluna da direita – Documentos da etapa

Na direita, aparece o conteúdo da etapa selecionada:

Para cada documento configurado na etapa, o aluno vê um card:

• Nome do documento (ex.: CPF)

• Status do documento:

  • Pendente – ainda não enviado ou aguardando análise

  • Aprovado – conferido e aceito pela equipe

  • Reprovado – recusado; precisa reenviar

  • Expirado – documento antigo, precisa de atualização

Ao clicar no card do documento, ele é expandido e dentro dele o aluno encontra:

• O componente de envio (upload) com as opções corretas para aquele documento:

  • Ex.: campo para Frente, campo para Verso, campo para Selfie, conforme as tags configuradas.

• Em cada campo, o aluno pode selecionar o arquivo do computador/celular e enviar.

Depois de enviar, o sistema marca internamente que aquele documento foi enviado, e o status visual será atualizado conforme o fluxo de análise.

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Como o aluno navega entre as etapas?

Na parte de baixo da coluna da direita (onde estão os documentos), aparecem os botões de navegação:

• Próxima etapa
  Leva o aluno para a próxima etapa da lista, enquanto ele vai enviando os documentos.

• O passo atual sempre fica destacado na coluna da esquerda, para ele saber onde está no fluxo.

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Botão “Pular por agora”

Esse botão aparece quando o grupo permite que o aluno pule temporariamente o envio (de acordo com a configuração de “Permitir pular” e prazo de dias).

Quando o aluno clica em Pular por agora:

• Ele interrompe o envio de documentos naquele momento.

• Volta a usar o curso normalmente (se as regras do grupo permitirem).

• O sistema guarda que ainda existem pendências de documentos.

• Depois, dentro do prazo configurado, o sistema pode mostrar novamente esse passo de documentos, chamando o aluno para concluir.

👉 Em resumo:

“Pular por agora” = ainda não vou enviar, quero continuar e resolver isso depois.
Não resolve a pendência, só adia.

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Botão “Finalizar”

Esse botão aparece quando:

• O aluno está na última etapa
  e

• Já enviou todos os documentos necessários daquele grupo.

Ao clicar em Finalizar:

• O aluno confirma que terminou o envio de tudo.

• O sistema registra que o envio daquele grupo está concluído.

• A partir daí, os documentos ficam aguardando análise/aprovação da equipe, conforme o fluxo interno.

👉 Em resumo:

“Finalizar” = já enviei o que precisava, podem analisar meus documentos.

Acessando o envio de documentos pelas Minhas Matrículas

Além de entrar pelo próprio curso, o aluno também consegue acessar o envio de documentos pela área Minhas Matrículas:

1. Na Sala do Aluno, ele clica no menu lateral “Minhas Matrículas” – onde aparecem todas as matrículas que ele já fez na plataforma.

2. Na listagem, sempre que uma matrícula estiver vinculada a um Grupo de Documentos e ainda houver algo pendente, será exibido o botão “Documentação pendente” ao lado desse curso.

3. Ao clicar em “Documentação pendente”, o aluno é levado direto para o wizard de Envio de Documentos, já filtrado para aquela matrícula, podendo anexar ou atualizar tudo o que falta.

Esse caminho é útil especialmente quando o aluno pulou o envio na primeira vez ou quando precisa reenviar / revalidar documentos depois de algum tempo.

Visão do Colaborador

Além dos caminhos pela Sala do Aluno, você também consegue abrir o fluxo de Envio de Documentos direto pelo painel administrativo, na ficha do aluno:

1. No painel, acesse o aluno desejado e clique na aba “Matrículas” (no topo da tela, junto de Dados Gerais, Pedidos, etc.).

2. Na tabela de matrículas, localize o curso que você quer conferir.

3. Na coluna Ações, clique no botão “Documentos”.

Ao clicar nesse botão:

• A plataforma abre o mesmo wizard de documentos que o aluno vê, já filtrado para aquela matrícula e aquele curso.

• Você consegue visualizar as etapas, ver quais documentos já foram enviados/aprovados e, se estiver com o aluno (presencial ou remoto), pode anexar arquivos junto com ele.

Esse botão é ótimo para atendimento e suporte, porque permite:

• Revisar rapidamente se falta algum documento para aquela matrícula;

• Conferir o status (pendente, reprovado, aprovado, expirado);

• Ajudar o aluno a completar o envio sem precisar pedir que ele “ache” o caminho sozinho na Sala do Aluno.

Tela “Documentos do Usuário”

Nessa tela você consegue:

• Buscar documentos

  • Campo Buscar: pesquise pelo nome do documento, serviço, grupo ou qualquer palavra relacionada.

  • Botão Buscar: aplica o filtro digitado.

• Filtrar a listagem

  • Situação: filtre por Todas, Pendente, Aprovado, Reprovado etc.

  • Grupos: escolha um grupo específico (ex.: Novo Grupo) para ver apenas os documentos daquele grupo de documentação.

  • Mostrar: define quantos registros aparecerão por página (10, 30, 50…).

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Cartão de cada documento

Cada linha representa um documento enviado (ou pendente) do usuário. No exemplo da imagem:

• Ícone + nome do documento: aqui aparece, por exemplo, CPF.

• Etiqueta de status (amarelo Pendente, verde Aprovado, vermelho Reprovado): mostra a situação atual daquele documento.

• Grupo: logo abaixo você vê a qual grupo aquele documento pertence (ex.: Grupo: Novo Grupo).

• Atualizado em: data e hora da última atualização ou análise do documento.

À direita existe um ícone de seta/chevron (v):

• Ao clicar, você expande o cartão para ver mais detalhes:

  • arquivos enviados (frente, verso, selfie, etc.),

  • histórico de análises,

  • observações do revisor, quando houver.